En nuestra cultura casual, el arte de introducir a alguien en un nuevo entorno parece haberse ido por el mismo camino que el periódico o las notas escritas a mano: es bonito, ¿pero ¿quién tiene tiempo para ello? Lo que debemos recordar como comunidad global es que, aunque el coworking puede resultarnos tan familiar como enviar un mensaje de texto, la idea de compartir espacios de trabajo es aún rara y a veces puede resultar intimidante para nuevos o potenciales miembros. Como todos estamos interesados en hacer crecer nuestros espacios de coworking para convertirlos en comunidades y negocios sostenibles, parece obvio que retener a nuevos miembros juega un importante papel en nuestro éxito colectivo.

Empecé a preguntarme por el papel que la “primera impresión” del coworking juega en el sentimiento de pertenencia de los nuevos miembros.He preguntado a 10 propietarios de espacios de coworking en todo el país sobre sus procedimientos con los nuevos miembros, y su opinión sobre si ello juega un papel su permanencia. Aquí está el resumen de lo que me contaron.

Para empezar, todos los propietarios o gestores de espacios que contestaron reconocieron que tenían un proceso de bienvenida, aunque algunos eran más formales que otros. Alex Hillman, de Indy Hall, dijo “de lo único que puedo hablar de manera concreta es de la importancia de tener un “momento Indy Hall” (IHM – Indy Hall moment)”.

Anima a los nuevos miembros a “quitarse la chaqueta y quedarse un rato”

“Varía de persona a persona, y normalmente requiere de una conexión personal (no profesional) con al menos otro miembro. Cuando alguien se queda más tiempo sin haber tenido un IHM, la posibilidad de que no se convierta en una relación a largo plazo aumenta. Si miramos a nuestros casos de éxito en los últimos seis meses, solamente perdimos a las personas que no tuvieron la oportunidad de “implicarse”, que es la consecuencia principal del IHM.

Creo que la mayoría estaremos de acuerdo en que hubo un momento en el que algo inesperadamente “cool” o útil ocurrió mientras cotrabajábamos. Este “momento” nos ayudó a decidir que el coworking nos gustaba y que queríamos más de él en nuestra vida. Por supuesto, tienes que sentirte lo suficientemente cómodo en el espacio para llegar a participar en ese momento, razón por la cual es necesario un proceso para animar a los nuevos miembros a que “se quiten la chaqueta y se queden un rato”.

Crea documentación de bienvenida con información sobre el espacio

Liz Elam de Link Coworking compartió su proceso para conseguir que los nuevos miembros se instalen, que incluye desde una carpeta de bienvenida que les ayuda a familiarizarse con el espacio y las áreas a su alrededor, hasta la creación de su perfil como miembro en la página web.

Presenta a los nuevos miembros

Se toma el tiempo necesario para presentar a los nuevos miembros y cuando llegan al mismo tiempo más de uno, organiza una “happy hour/mezcladora” para que los miembros actuales puedan conectar con los nuevos. “También recomiendo que se presenten a través de Mavenlink (usamos su función networking para que nuestros miembros se comuniquen), y que lancen una pregunta para que el resto de los coworkers la contesten”, cuenta.

Haz un mural de coworkers

La mayoría tenemos los perfiles de nuestros coworkers en nuestros sitios web, pero como señala Craig Baute de Creative Density, hacer un mural de coworkers real es una manera sencilla de provocar conversaciones y hacer que la comunidad sepa que hay nuevos miembros.

“El mural de coworkers tiene datos divertidos sobre la gente y lo que hacen. Me he dado cuenta de que mucha gente lo mira al menos una vez a la semana para ver si hay nuevos miembros en Creative Density. También anuncio a los nuevos miembros en la pizarra blanca, y le recuerdo a la gente que les den la bienvenida chocando las manos. En general, los miembros prestan atención y se dan cuenta cuando hay nuevos miembros y les buscan, lo que ayuda a introducir a las personas dentro de la comunidad”.

Mesa para novatos en sus primeros días

Además una sugerencia interesante sobre asignar los espacios durante los primeros días como coworkers:

“Recomiendo que los nuevos miembros pasen un día en nuestra gran mesa en la parte alta, donde las conversaciones fluyen con facilidad y la gente se relaciona rápidamente. La mayor parte pasa un día o dos en esta mesa antes de moverse a la planta más grande con mesas bajas, y por eso mismo acaban formando parte de la comunidad antes. Si no lo hacen, paso con ellos medio día en el sitio que hayan elegido. Me imagino que todo el mundo se siente cómodo conmigo ya que estoy aquí todo el día e inicio conversaciones y conexiones”.

Aunque el consenso general es que si, tener un procedimiento –por estrafalario que sea- para dar la bienvenida a nuevos miembros marca una gran diferencia en la manera en la que se integran en la comunidad; no garantiza que se enamoren y se queden para siempre.

¡No fuerces a los miembros a actuar, limítate a facilitar!

“Cuando pienso en ejemplos de la vida real de gente que lo ha hecho bien y no tan bien aquí, cada vez estoy más convencido de que el trabajo que hacemos al comienzo es menos relevante que la persona, y sus necesidades y expectativas”, dice Tony Bacigalupo, de New Work City. “Creo que el procedimiento de incorporación es crítico, como manera de informar y empoderar a las personas que prosperarán y contribuirán, mientras que es menos valioso para aquellos que están más o menos destinados a no obtener gran cosa de la experiencia desde el principio”.

Así que, si estás organizando veladas de bienvenida para los nuevos miembros, pero aun así se siguen marchando después de un mes o dos: como dije antes, el coworking no es para todo el mundo, y es importante para tu comunidad que se vayan uniendo de manera orgánica. No lo fuerces, facilítalo.

Una clave para facilitar de verdad un clima de bienvenida es conseguir que el resto de la comunidad se involucre. Puedes organizar un evento para mezclarse con el recién llegado, pero si nadie acude, no será muy acogedor. Puedes presentar a los nuevos miembros a voces en medio del espacio, pero si todo el mundo vuelve a ponerse los casos o regresa a sus conversaciones privadas inmediatamente, solo hará que el nuevo quiera largarse cuanto antes.

Siéntate y pregunta a tus coworkers

Siéntate con algunos de tus miembros permanentes, y haz que hablen sobre su momento” mágico” en la comunidad. Pregúntales quién o que causó esa impresión en ellos, y haz que piensen en cómo ellos podrían contribuir a que ese momento le ocurriera a un nuevo coworker.

Anima a la gente a cambiar sus puestos o a organizar comidas en grupo

Anima a la gente a que dejen sus puestos habituales y se sienten cerca del nuevo miembro; a averiguar su lugar favorito para almorzar y organizar un grupo para ir a comer; o simplemente pregúntales (usando su nombre) su opinión cuando haya ideas circulando por el espacio.

Ofrece un recorrido inicial

Además, si ni tú ni alguien de tu equipo puede estar siempre disponible para dar la bienvenida a los nuevos miembros personalmente, asegúrate de que tu comunidad se siempre empoderada para explicar los pequeños detalles que crean una gran diferencia el primer día: por ejemplo, el recorrido inicial, como conectarse a Internet, las pautas para el uso de la sala de conferencias, horarios, impresoras, recursos online, llamadas de teléfono, claves/cómo bloquear o desbloquear algo, etc.

Y, por supuesto, aún estamos en un camino de aprendizaje. No existe una combinación perfecta de acciones que garanticen que un nuevo miembro se quedará para siempre. “Hay una barrera natural para unirse a un nuevo grupo, y es importante superarla y dar la bienvenida a la gente en él”, cuenta Jacob Sayles, de Office Nomads. “También creo que es fácil sentirse cómodo y no acercarse a cada nuevo coworker porque “los nuevos” llegan constantemente. La coherencia supuestamente ayuda, pero aún estamos trabajando en las mejores formas de conseguirlo”.